Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit AIONI sind:

AIONI
Milo Presedo und Michael Moser
Püntstrasse 30
8165 Oberweningen
Schweiz

E-Mail: [email protected]
Telefon: 077 510 80 95
Website: aioni.ch

AIONI wird derzeit von Milo Presedo und Michael Moser gemeinsam betrieben. Die Rechtsform kann zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden.

2. Welche Personendaten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten nur Personendaten, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Je nach Kontakt oder Geschäftsbeziehung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Unternehmen und Funktion
• Geschäftsadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Angaben aus Kontaktanfragen
• Kommunikations- und Gesprächsinhalte
• Informationen zu Kundenprojekten
• Angaben zu vereinbarten Dienstleistungen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• technische Daten bei der Nutzung unserer Website
• Daten, die uns Kunden im Rahmen eines Projekts zur Verfügung stellen
• Daten aus Kunden- und Geschäftssystemen, soweit dies für eine vereinbarte Leistung erforderlich ist

Bei der Nutzung unserer KI- und Automatisierungslösungen können je nach Auftrag auch Personendaten verarbeitet werden, die sich in den Systemen eines Kunden befinden.

Der Umfang der jeweiligen Datenbearbeitung richtet sich nach der konkreten Dienstleistung und dem jeweiligen Auftrag.

3. Personendaten von Kunden unserer Kunden

AIONI kann im Rahmen von Kundenprojekten Zugriff auf Systeme, Datenbanken, Dokumente, E-Mail-Systeme, CRM-Systeme, ERP-Systeme oder andere Anwendungen eines Kunden erhalten.

Dabei können sich auch Personendaten von Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern des Kunden befinden.

In solchen Fällen verarbeitet AIONI die betreffenden Personendaten grundsätzlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden. Der Kunde bleibt für die Rechtmässigkeit der von ihm veranlassten Datenbearbeitung verantwortlich.

Soweit erforderlich, schliessen AIONI und der Kunde zusätzlich einen separaten Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV/DPA) ab. Darin werden insbesondere Gegenstand, Zweck, Umfang, Verantwortlichkeiten, Unterauftragsbearbeiter, Sicherheitsmassnahmen und die Beendigung der Datenbearbeitung geregelt.

AIONI bearbeitet solche Daten grundsätzlich nicht für eigene Zwecke, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich zulässig ist.

Bei einer Auftragsbearbeitung bleibt der Kunde als Verantwortlicher für die betreffende Datenbearbeitung grundsätzlich verantwortlich und muss sicherstellen, dass die Bearbeitung rechtmässig erfolgt.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Betrieb der Website

• Bereitstellung und Betrieb von aioni.ch
• Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität der Website
• technische Fehleranalyse und Optimierung
• Beantwortung von Anfragen

Kontakt und Kundenakquisition

• Bearbeitung von Kontaktanfragen
• Kommunikation mit Interessenten
• Vereinbarung und Durchführung von Gesprächen
• Erstellung von Angeboten
• Vorbereitung und Durchführung von Kundenprojekten
• Pflege von Geschäftsbeziehungen

Erbringung unserer Dienstleistungen

• Analyse bestehender Prozesse
• Planung und Einrichtung von KI- und Automatisierungslösungen
• Integration von Software und digitalen Systemen
• Wartung und Weiterentwicklung von Lösungen
• Fehlerbehebung und technischer Support
• laufende Betreuung von Kunden
• Optimierung von Geschäftsprozessen

Vertragsabwicklung

• Abschluss und Durchführung von Verträgen
• Rechnungsstellung
• Zahlungsabwicklung
• Verwaltung von Abonnements und monatlichen Dienstleistungen
• Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Marketing

Soweit zulässig und erforderlich können Personendaten zur Information über unsere Dienstleistungen und zur Gewinnung neuer Kunden verwendet werden.

Dazu können insbesondere digitale Werbemassnahmen, Suchmaschinenwerbung, soziale Netzwerke oder andere Marketingkanäle eingesetzt werden.

Die konkret eingesetzten Marketing- und Tracking-Technologien werden entsprechend der tatsächlich verwendeten Dienste in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.

5. Kontaktformular

Auf unserer Website kann ein Kontaktformular verwendet werden.

Dabei können insbesondere folgende Angaben erhoben werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (freiwillig)
• Nachricht

Die Angaben werden verwendet, um die Anfrage zu bearbeiten, mit der anfragenden Person Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls ein Angebot oder eine Beratung vorzubereiten.

Die Formularangaben werden an unsere Adresse [email protected] weitergeleitet. Für die Übermittlung und Zwischenspeicherung setzen wir einen technischen Dienstleister für Hosting bzw. Formularversand ein. Eine automatische Eingangsbestätigung versenden wir nicht; wir melden uns persönlich bei Ihnen.

Wir speichern die Angaben so lange, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die anschliessende Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

6. Kommunikation per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, bearbeiten wir die dabei übermittelten Personendaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen.

Unsere zentrale E-Mail-Adresse lautet:

[email protected]

Unsere Telefonnummer:

077 510 80 95

Je nach Geschäftsbeziehung können wir auch Kommunikationsdienste wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder WhatsApp verwenden.

Bei der Nutzung solcher Dienste gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

7. Transkription von Gesprächen

Im Rahmen von Gesprächen mit Interessenten oder Kunden können Gesprächsinhalte mit technischen Hilfsmitteln automatisch transkribiert werden.

Eine Audioaufnahme des Gesprächs erfolgt durch AIONI grundsätzlich nicht, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

Transkripte können beispielsweise verwendet werden für:

• Gesprächsdokumentation
• Zusammenfassungen
• Erfassung von Aufgaben und Anforderungen
• Vorbereitung von Angeboten
• Projektplanung
• interne Dokumentation

Je nach eingesetztem Dienst können die dabei verarbeiteten Daten durch einen externen technischen Anbieter verarbeitet werden.

Bei der Auswahl solcher Anbieter berücksichtigen wir insbesondere Datenschutz, Datensicherheit und den Ort der Datenbearbeitung.

8. Einsatz von KI-Systemen

AIONI entwickelt und implementiert Lösungen, bei denen unter anderem Systeme für künstliche Intelligenz und Automatisierung eingesetzt werden können.

Je nach Kundenprojekt können beispielsweise Dienste von folgenden Anbietern eingesetzt werden:

• OpenAI
• Microsoft / Azure
• Google
• Anthropic
• Make
• n8n
• Zapier
• weitere spezialisierte Software- und KI-Anbieter

Welche Anbieter eingesetzt werden, hängt von der jeweiligen Lösung und den Anforderungen des Kunden ab.

Personendaten werden dabei grundsätzlich nur in dem Umfang an solche Anbieter übermittelt, wie dies für die vereinbarte Leistung erforderlich ist.

Bei Kundenprojekten wird insbesondere geprüft, welche Daten für die jeweilige Verarbeitung tatsächlich benötigt werden und welche technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz dieser Daten erforderlich sind.

9. Cloud- und Software-Dienste

AIONI verwendet für die eigenen Geschäftsprozesse verschiedene Cloud- und Softwarelösungen. Dazu können insbesondere gehören:

• Microsoft 365
• OneDrive
• Google Workspace
• Google Drive
• Anthropic (Claude), für Gesprächsnotizen, Auswertungen und Entwürfe; ohne Verwendung der Daten zum Training
• Exa, zum Auslesen öffentlich zugänglicher Websites von Interessenten und Kunden
• weitere Cloud- und Softwaredienste

Diese Dienste können insbesondere für E-Mail, Dokumente, Zusammenarbeit, Speicherung, Kommunikation und Projektorganisation eingesetzt werden.

Je nach Anbieter können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden.

10. Bekanntgabe von Personendaten an Dritte

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich, vertraglich vereinbart oder gesetzlich zulässig ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting- und IT-Dienstleister
• Cloud-Anbieter
• KI- und Automatisierungsanbieter
• Softwareanbieter
• Zahlungsdienstleister
• Buchhaltungs- und Treuhanddienstleister
• Kommunikationsanbieter
• Marketing- und Analyseanbieter
• externe Fachpersonen oder Dienstleister
• Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Wir achten bei der Auswahl und Einbindung von Dienstleistern auf einen angemessenen Datenschutz und treffen, soweit erforderlich, vertragliche Vereinbarungen zur Datenbearbeitung.

11. Datenbearbeitung im Ausland

Da AIONI auch Dienste internationaler Anbieter einsetzen kann, können Personendaten unter Umständen in andere Länder übermittelt oder dort bearbeitet werden.

Empfänger können sich insbesondere in Staaten der EU und des EWR sowie in den USA befinden. Die EU- und EWR-Staaten bieten nach dem Schweizer Recht einen angemessenen Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter danach zertifiziert ist, sonst auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Eine Übermittlung ins Ausland erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Bietet das betreffende Land keinen angemessenen Datenschutz, können geeignete Garantien eingesetzt werden, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien.

Übermittlungen ins Ausland und die dafür verwendeten Garantien werden im Rahmen der jeweiligen Datenbearbeitung geprüft.

Das Schweizer Datenschutzrecht sieht für Auslandübermittlungen besondere Voraussetzungen vor.

12. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt insbesondere ab von:

• Art und Zweck der Datenbearbeitung
• Dauer einer Kundenbeziehung
• vertraglichen Verpflichtungen
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• laufenden Projekten oder offenen Ansprüchen
• technischen Erfordernissen

Nicht mehr benötigte Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

13. Datensicherheit

AIONI trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu können je nach System und Risiko insbesondere gehören:

• Zugriffsbeschränkungen
• Benutzer- und Berechtigungskonzepte
• sichere Passwörter
• Mehrfaktor-Authentifizierung
• Verschlüsselung
• sichere Cloud-Dienste
• regelmässige Aktualisierung von Software
• Datensicherungen
• Beschränkung von Zugriffsrechten auf notwendige Personen

Die konkreten Sicherheitsmassnahmen richten sich nach Art und Risiko der jeweiligen Datenbearbeitung.

14. Cookies, Webschriften und ähnliche Technologien

Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem kleinen Hinweis, ob Sie Cookies für Analyse und Werbemessung erlauben. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Nur notwendige: Wir setzen keine Cookies für Analyse oder Werbung. Die Webanalyse läuft dann ohne Cookies und ohne Wiedererkennung (Abschnitt 15).
• Alle erlauben: PostHog speichert eine zufällige Kennung in einem Cookie und im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit wir Sie bei späteren Besuchen wiedererkennen. Zudem laden wir die Messwerkzeuge von Google Ads und Microsoft Advertising, die eigene Cookies setzen (Abschnitt 15).

Solange Sie nichts gewählt haben, gilt «Nur notwendige». Ihre Wahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit der Hinweis nicht auf jeder Seite erscheint. Sie können Ihre Wahl jederzeit über «Cookie-Einstellungen» am Fuss jeder Seite ändern oder zurückziehen.

Einzelne Seiten merken sich zudem eine Auswahl in Ihrem Browser, zum Beispiel ein gewähltes Paket, damit es im Kontaktformular bereits eingetragen ist. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät erst, wenn Sie das Formular absenden.

Die Schriften unserer Website liefern wir von unserem eigenen Server aus. Dabei werden keine Daten an Google oder andere Schriftanbieter übermittelt.

Unsere Website wird über das Netzwerk von Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) ausgeliefert. Beim Aufruf werden technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browsertyp bearbeitet, um die Website sicher, stabil und schnell bereitzustellen und Angriffe abzuwehren. Für die Übermittlung in die USA gilt Abschnitt 11.

15. Webanalyse und Werbemessung (PostHog, Google Ads, Microsoft Advertising)

Um zu verstehen, wie Besucherinnen und Besucher auf unsere Website kommen und sie nutzen, setzen wir den Analysedienst PostHog (PostHog, Inc., USA) ein. Die Daten werden in der EU-Cloud von PostHog in Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert.

Erfasst werden insbesondere die aufgerufenen Seiten, die Herkunft des Besuchs (zum Beispiel eine Anzeige, ein Link in einem Beitrag oder eine Suchmaschine, samt den Kampagnenangaben im Link), Klicks auf Schaltflächen und Links, ob Sie das Kontaktformular absenden oder auf unsere Telefonnummer oder E-Mail-Adresse tippen, die Verweildauer, die Ladezeiten der Seiten sowie Gerätetyp, Betriebssystem, Browser und Bildschirmgrösse. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Ohne Ihre Erlaubnis nutzen wir PostHog im cookielosen Modus: Es wird keine Kennung in Ihrem Browser gespeichert. Um Besuche eines Tages zusammenzufassen, bildet PostHog auf seinen Servern aus IP-Adresse, Browserangaben und einem täglich wechselnden Zufallswert einen Hashwert, sodass Sie über mehrere Tage nicht wiedererkannt werden. Wir zeichnen keine Sitzungen auf und verknüpfen die Daten nicht mit Ihrem Namen. Wir stützen uns dabei auf unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen und gut funktionierenden Website; für Besucherinnen und Besucher aus der EU auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Ihrer Erlaubnis («Alle erlauben») zusätzlich:

• PostHog erkennt Sie mit einer zufälligen Kennung bei späteren Besuchen wieder, damit wir sehen, welche Anzeige oder welcher Beitrag zu einer Anfrage geführt hat.
• PostHog zeichnet auf, wie Sie sich auf der Seite bewegen (Mausbewegungen, Klicks, Scrollen). Eingaben in Formularfelder werden dabei nicht aufgezeichnet.
• Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verknüpfen wir Ihre Besuche mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. So sehen wir vor einem Gespräch, welche Seiten Sie interessiert haben. Den Text Ihrer Nachricht übermitteln wir nicht an PostHog.
• Wir laden das Konversions-Tracking von Google Ads (Google Ireland Limited, Irland, und Google LLC, USA) und von Microsoft Advertising (Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, und Microsoft Corporation, USA). Diese setzen Cookies und erfahren, dass jemand nach einem Klick auf unsere Anzeige eine Anfrage gestellt hat. Die Anbieter können diese Daten mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto verbinden und für eigene Zwecke nutzen; dafür gelten deren Datenschutzerklärungen.

Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung; für Besucherinnen und Besucher aus der EU Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit über «Cookie-Einstellungen» am Fuss jeder Seite widerrufen. Für die Übermittlung in die USA gilt Abschnitt 11.

Wenn Ihr Browser das Signal «Do Not Track» sendet, erfasst PostHog Ihren Besuch nicht. Sie können der Webanalyse zudem jederzeit mit einer E-Mail an [email protected] widersprechen. Wir setzen kein Google Analytics ein.

16. Social Media und externe Inhalte

AIONI kann zukünftig Inhalte oder Verlinkungen von Drittanbietern wie YouTube, Instagram, LinkedIn oder anderen Plattformen verwenden.

Beim direkten Besuch solcher Plattformen gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Soweit externe Inhalte direkt in unsere Website eingebettet werden, können bereits beim Aufruf der entsprechenden Seite Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.

Welche externen Inhalte tatsächlich eingebunden werden, richtet sich nach der jeweils aktuellen Website.

17. Zahlungsdienstleister

Für die Abwicklung von Zahlungen können verschiedene Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, insbesondere Stripe.

Bei Zahlungen über externe Zahlungsdienstleister werden diejenigen Daten bearbeitet, die für die Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

Dabei können insbesondere Name, Kontaktdaten, Rechnungsinformationen, Zahlungsinformationen und Transaktionsdaten bearbeitet werden. Stripe kann Daten auch in den USA bearbeiten. Zusätzlich gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

18. Ihre Rechte

Sie haben nach dem Schweizer Datenschutzgesetz insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG)
• Löschung oder Vernichtung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [email protected]. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. In der Regel antworten wir innert 30 Tagen. Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: www.edoeb.admin.ch.

19. Automatisierte Einzelentscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 21 DSG).

20. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf aioni.ch veröffentlichte Fassung.