Auftragserfassung im Transport automatisieren: vom Mail zum Transportauftrag

1. Wo die Zeit heute verloren geht

• Aufträge kommen als Mail, als PDF im Anhang, als Excel-Liste oder am Telefon.
• Jeder Kunde schreibt anders. Der eine nennt Paletten, der andere Kilo, der dritte nur «wie letztes Mal».
• Jemand tippt alles in die Transportsoftware. Ein Zahlendreher bei der Postleitzahl fällt erst dem Fahrer auf.
• Fehlt eine Angabe, wird telefoniert, während der nächste Auftrag wartet.

2. Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Lesen: Die Mail und ihre Anhänge werden gelesen, auch gescannte PDF.
2. Herauslesen: Auftraggeber, Abholort, Lieferort, Zeitfenster, Gewicht, Masse, Anzahl Paletten, Gefahrgut, Hebebühne, Avis.
3. Prüfen: Stimmen Adresse und Postleitzahl? Passt das Zeitfenster? Fehlt eine Zollangabe?
4. Rückfragen: Fehlt etwas, liegt die Rückfrage an den Kunden als Entwurf bereit.
5. Bereitstellen: Der Auftrag steht in Ihrer Transportsoftware bereit, über eine Schnittstelle oder als vorbereiteter Auftrag zum Übernehmen.
6. Bestätigen: Der Kunde erhält die Auftragsbestätigung.

3. Was eine KI gut kann und was nicht

Gut: frei geschriebene Mails verstehen, Angaben aus PDF herauslesen, Unvollständiges erkennen, Rückfragen und Bestätigungen vorbereiten. Auch Lieferscheine, Frachtbriefe und CMR lassen sich so lesen und dem Auftrag zuordnen.

Nicht: Touren planen, Preise verhandeln, entscheiden, welcher Kunde heute Vorrang hat. Die Disposition bleibt bei den Disponenten. Sie gewinnen die Zeit, die heute ins Abtippen geht.

Beispiel: Eine Disposition erfasst 40 Aufträge pro Tag und braucht pro Auftrag vier Minuten fürs Abtippen. Dauert das Prüfen eines vorbereiteten Auftrags noch zwei Minuten, sind das 80 Minuten weniger pro Tag. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

4. Worauf es bei der Einführung ankommt

• Mit den häufigsten Kunden beginnen. Zehn Kunden schicken oft den grössten Teil der Aufträge. Dort lohnt es sich zuerst.
• Regeln aufschreiben. Was gilt als vollständig? Welche Kunden haben feste Anlieferzeiten oder Vorgaben?
• Kontrolle behalten. Am Anfang prüft die Disposition jeden Auftrag. Was zuverlässig stimmt, kann später direkt durchgehen, wenn Sie das wollen.
• Die Software behalten. Der Auftrag soll dort stehen, wo Sie heute disponieren.

5. Womit anfangen

Zählen Sie eine Woche lang: Wie viele Aufträge kommen auf welchem Weg, und wie lange dauert das Erfassen? Mit diesen Zahlen sehen Sie, ob sich ein Pilot lohnt und bei welchen Kunden er beginnen sollte.