Bausitzungsprotokoll automatisch erstellen: von der Aufnahme zur Pendenzenliste

1. Wo beim Protokoll die Zeit verloren geht

• Wer die Sitzung leitet, schreibt gleichzeitig mit und verpasst die Hälfte.
• Das Protokoll entsteht Tage später aus Stichworten, wenn die Erinnerung schon nachlässt.
• Pendenzen aus der letzten Sitzung werden von Hand ins neue Protokoll übertragen.
• Nach dem Versand fragt niemand nach, bis die nächste Sitzung zeigt, was liegen blieb.

2. Was sich heute automatisieren lässt

Aufnehmen statt mitschreiben. Die Sitzung wird mit dem Handy oder dem Laptop aufgenommen. Wer keine Aufnahme will, diktiert danach in zwei Minuten die wichtigsten Punkte.

Gliedern nach Ihrer Vorlage. Aus dem Gesagten entsteht das Protokoll in Ihrem Aufbau: Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen, Termine. Schweizerdeutsch wird verstanden und in Schriftsprache festgehalten.

Pendenzen führen. Jede Pendenz erhält eine zuständige Person und einen Termin. Offene Punkte aus dem letzten Protokoll werden übernommen, erledigte abgehakt.

Verteilen und erinnern. Nach Ihrer Freigabe geht das Protokoll an den Verteiler. Vor dem Termin erhalten die Zuständigen eine Erinnerung an ihre Pendenzen.

3. Was nicht automatisiert werden sollte

• Das Gegenlesen. Ein Protokoll hält fest, was gilt. Namen, Masse, Beträge und Termine prüft die Bauleitung, bevor es rausgeht.
• Heikle Formulierungen. Wo es um Mängel, Mehrkosten oder Verantwortung geht, wählen Sie die Worte selbst.
• Der Entscheid, was ins Protokoll gehört. Nicht alles Gesagte ist ein Beschluss.

4. Aufnahme: was vorher zu klären ist

Sagen Sie zu Beginn der Sitzung, dass aufgenommen wird, und wozu. Legen Sie fest, dass die Aufnahme gelöscht wird, sobald das Protokoll genehmigt ist. Ist jemand nicht einverstanden, bleibt das Diktat nach der Sitzung. Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz für KMU.

5. Der Ablauf in vier Schritten

1. Sitzung aufnehmen oder danach diktieren.
2. Der Entwurf liegt in Ihrer Vorlage bereit, Unsicheres ist markiert.
3. Die Bauleitung liest gegen und gibt frei.
4. Versand an den Verteiler, Erinnerung vor dem Termin.

Beispiel: Ein Architekturbüro führt pro Woche fünf Bausitzungen. Das Protokoll braucht heute je 45 Minuten, zusammen fast vier Stunden. Bleiben Gegenlesen und Korrigieren mit 20 Minuten, sind es gut zwei Stunden weniger pro Woche. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

6. Was Sie dafür brauchen

• Ihre Protokollvorlage und zwei, drei frühere Protokolle als Muster.
• Die Liste der Beteiligten je Projekt, damit Namen und Firmen richtig geschrieben sind.
• Ein Gerät, das im Baubüro oder auf der Baustelle brauchbar aufnimmt. Ein Handy in der Tischmitte genügt meist.

7. Womit anfangen

Beginnen Sie mit einem Projekt und der wöchentlichen Bausitzung. Nach drei, vier Sitzungen zeigt sich, wie viel Korrektur nötig ist und ob die Pendenzenliste so geführt wird, wie Sie es brauchen. Dann folgen die anderen Projekte.