Lieferscheine automatisch erfassen: vom unterschriebenen Papier zur Rechnung

1. Wo bei Lieferscheinen die Zeit verloren geht

• Die Papiere kommen gesammelt aus dem Fahrzeug zurück, manchmal erst nach Tagen.
• Im Büro sucht jemand zu jedem Schein den Auftrag und tippt Mengen und Zeiten ab.
• Vermerke des Empfängers wie «2 Paletten beschädigt» gehen unter.
• Fehlt ein Schein, bleibt die Rechnung liegen, und der Kunde fragt später nach dem Beleg.

2. Was sich heute automatisieren lässt

Erfassen bei der Ablieferung. Der Chauffeur fotografiert den unterschriebenen Schein. Mehr braucht es nicht.

Lesen und zuordnen. Auftragsnummer, Empfänger, Mengen, Datum und Unterschrift werden gelesen und dem Auftrag zugeordnet, auch wenn der Schein vom Kunden stammt und anders aussieht als Ihr eigener.

Abweichungen melden. Stimmen Mengen nicht mit dem Auftrag überein, fehlt die Unterschrift oder steht ein Vermerk von Hand auf dem Schein, erhält die Disposition sofort eine Meldung.

Rechnung vorbereiten. Ist alles in Ordnung, liegt der Entwurf der Rechnung mit dem Schein als Beilage bereit.

Belege ablegen. Jeder Schein ist beim Auftrag abgelegt und in Sekunden gefunden, wenn der Kunde danach fragt.

3. Was nicht automatisiert werden sollte

• Der Umgang mit Schäden und Fehlmengen. Das System meldet, die Disposition klärt mit dem Kunden.
• Zuschläge und Sonderfälle. Wartezeiten oder Zusatzleistungen beurteilt, wer den Kunden kennt.
• Die Freigabe der Rechnung. Am Anfang prüfen Sie jede. Später genügt die Kontrolle der markierten Fälle.

4. Der Ablauf in vier Schritten

1. Foto des unterschriebenen Scheins bei der Ablieferung.
2. Lesen, zuordnen, Abweichungen melden.
3. Entwurf der Rechnung mit Beleg.
4. Sie geben frei, der Schein ist abgelegt.

Beispiel: Ein Transportbetrieb verarbeitet pro Tag 80 Lieferscheine. Zuordnen und Abtippen brauchen je zwei Minuten, zusammen gut zweieinhalb Stunden. Bleibt die Kontrolle mit einer Minute pro Schein, ist es rund die Hälfte. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

5. Was ist mit schlecht lesbaren Scheinen?

Zerknittert, im Regen unterschrieben, schräg fotografiert: Das kommt vor. Was nicht sicher gelesen wird, ist markiert und geht an einen Menschen. Wichtiger als die Technik ist eine einfache Regel für die Chauffeure: ein Schein, ein Foto, gerade von oben.

6. Was Sie dafür brauchen

• Einen Weg, auf dem das Foto ins Büro kommt. Meist ist das eine Mailadresse oder der Kanal, den die Chauffeure schon nutzen.
• Die Auftragsdaten in der Form, in der sie heute vorliegen.
• Ihre Regeln: Was gilt als Abweichung, wer wird informiert?

Ein neues Transportsystem braucht es dafür nicht.

7. Womit anfangen

Beginnen Sie mit einem Kunden, der viele gleichartige Lieferungen hat. Dort ist der Schein immer gleich aufgebaut, und der Unterschied zeigt sich nach wenigen Tagen. Wer am anderen Ende des Auftrags ansetzen will, findet den Anfang im Ratgeber Auftragserfassung im Transport.