Schadenmeldungen von Mietern digital erfassen: vom Anruf zum Handwerkerauftrag

1. Warum Schadenmeldungen so viel Zeit kosten

Die einzelne Meldung ist selten das Problem. Zeit kostet, was um sie herum passiert:

• Die Meldung kommt auf vielen Wegen: Mail, Telefon, Combox, Kontaktformular, manchmal über den Hauswart.
• Es fehlen Angaben. Welche Liegenschaft, welche Wohnung, seit wann, gibt es ein Foto?
• Jemand tippt die Meldung in die Verwaltungssoftware ab und sucht den passenden Handwerker.
• Die Mieterin ruft nach zwei Tagen an und fragt, wie es weitergeht.

Nach dem Mietrecht müssen Mieterinnen und Mieter Mängel melden, die sie nicht selbst beheben müssen (Art. 257g OR). Für die Verwaltung ist es deshalb wichtig, dass jede Meldung mit Datum und Inhalt festgehalten ist.

2. So sieht ein guter Ablauf aus

1. Annehmen: Die Meldung wird auf jedem Weg angenommen, auch nachts und am Wochenende. Niemand muss ein neues Portal lernen.
2. Vervollständigen: Fehlt etwas, kommt sofort eine Rückfrage: «In welcher Wohnung tropft es? Können Sie ein Foto senden?»
3. Zuordnen: Die Meldung wird dem Objekt und der Wohnung zugeordnet.
4. Einstufen: Dringend oder nicht? Wasser, Heizung im Winter, Strom und Schliessanlage gehen vor.
5. Beauftragen: Der Auftrag an den Handwerker liegt bereit, mit Adresse, Kontakt der Mieterin, Beschreibung und Fotos.
6. Informieren: Die Mieterin weiss, dass die Meldung angekommen ist und was als Nächstes passiert.
7. Ablegen: Meldung, Auftrag und später die Rechnung liegen beim Objekt.

3. Was eine KI dabei übernimmt

Eine KI liest die Meldung, egal wie sie formuliert ist, und erkennt, worum es geht. Sie stellt die Rückfragen, ordnet zu, schlägt die Dringlichkeit vor und bereitet den Auftrag vor. Antworten an Mieter liegen als Entwurf bereit.

Beispiel: Um 22:48 schreibt eine Mieterin: «Es tropft von der Decke im Bad.» Sie erhält sofort eine Rückfrage nach Wohnung und Foto. Wenige Minuten später ist der Pikettdienst informiert, und die Mieterin weiss Bescheid. Ob und wie der Pikett nachts informiert wird, legt die Verwaltung mit einer Regel fest.

4. Was bei Ihnen bleibt

• Die Regeln: Wer wird wann informiert, welcher Handwerker ist für welche Liegenschaft zuständig, ab welchem Betrag braucht es eine Freigabe der Eigentümerschaft?
• Die Entscheidung: Wer trägt die Kosten, Mieter oder Vermieter? Das beurteilt die Bewirtschaftung, nicht die KI.
• Die Freigabe: Aufträge und Antworten gehen erst raus, wenn Sie es so festgelegt haben.

5. Braucht es dafür eine neue Software?

Nein. Entscheidend ist, dass die Meldung am Ende dort steht, wo Sie heute arbeiten: in Ihrer Verwaltungssoftware und in Ihrem Postfach. Wie die Angaben dorthin gelangen, über eine Schnittstelle oder als vorbereiteter Eintrag, klärt man vor dem Start für die eigene Software.

6. Womit anfangen

• Zählen Sie zwei Wochen lang: Wie viele Meldungen kommen, auf welchem Weg, und wie lange dauert jede vom Eingang bis zum Auftrag?
• Schreiben Sie Ihre fünf wichtigsten Regeln auf. Was ist dringend, wer ist zuständig?
• Beginnen Sie mit einem Bereich, zum Beispiel den Meldungen per Mail, und zählen Sie vorher und nachher.

Bei AIONI rechnen wir für Routinearbeit, die übernommen wird, mit 30 bis 60 Prozent weniger Zeit, je nach Aufgabe und Datenqualität. Wie viel es bei Ihnen ist, zeigt erst die Messung im Pilot.