Fehlende Belege bei Mandanten nachfordern, ohne jede Mail selbst zu schreiben

1. Warum Belege fehlen

• Die Mandantin hat die Rechnung, aber im eigenen Postfach.
• Der Beleg kam als Foto per WhatsApp und ist nirgends abgelegt.
• Niemand weiss, welcher Beleg genau fehlt. «Bitte senden Sie uns die fehlenden Unterlagen» hilft dem Mandanten nicht.
• Die Rückfrage kommt zu spät, kurz vor der Frist, wenn alle gleichzeitig fragen.

Die MWST-Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen. Wer die Belege erst in der letzten Woche sucht, arbeitet am Abend.

2. Was eine gute Rückfrage enthält

1. Welcher Beleg: Datum, Betrag und Empfänger der Zahlung. «Zahlung vom 14. März, CHF 1'284.50 an Muster AG.»
2. Wofür: für die Buchhaltung des ersten Quartals, für die MWST-Abrechnung.
3. Bis wann: ein Datum, nicht «baldmöglichst».
4. Wie: Antwort auf diese Mail mit dem Beleg als Anhang oder als Foto.

Eine Rückfrage pro Mandant mit allen offenen Belegen ist besser als fünf einzelne Mails.

3. Was eine KI dabei übernimmt

Erkennen. Belege, Rechnungen und Kontoauszüge werden gelesen. Zu welcher Zahlung gibt es keinen Beleg? Ist eine Rechnung doppelt erfasst? Stimmt der MWST-Satz?

Schreiben. Die Rückfrage an den Mandanten liegt als Entwurf bereit, mit der Liste der offenen Belege.

Erinnern. Bleibt die Antwort aus, geht die Erinnerung nach Ihrer Regel, rechtzeitig vor der Frist.

Zuordnen. Kommt der Beleg, wird er erkannt, dem Mandat und der Zahlung zugeordnet und abgelegt.

Beispiel: Vor einer MWST-Frist fehlen bei 38 Mandaten zusammen 84 Belege. Statt 84 Zahlungen einzeln nachzugehen, prüft die Sachbearbeiterin 38 vorbereitete Rückfragen und gibt sie frei. Die Zahlen sind ein Beispiel.

4. Was beim Treuhänder bleibt

• Die Beurteilung: Ist der Aufwand geschäftsmässig begründet? Welches Konto, welcher Steuersatz gilt im Zweifel?
• Der Ton: Jeder Mandant ist anders. Sie legen fest, wer wie angeschrieben wird und wer lieber einen Anruf erhält.
• Die Freigabe: Ob Rückfragen als Entwurf warten oder automatisch gehen, entscheiden Sie pro Mandat.

5. Mandantendaten

Belege enthalten vertrauliche Angaben. Vor dem Start gehört schriftlich geregelt, welche Daten bearbeitet werden, mit welchen Diensten und wo. Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz für KMU.

6. Womit anfangen

• Wählen Sie fünf Mandate, bei denen Belege regelmässig fehlen.
• Legen Sie die Regel fest: Rückfrage wann, Erinnerung wann, ab wann ruft jemand an?
• Zählen Sie eine Abrechnungsperiode lang, wie viel Zeit das Nachfordern heute braucht, und vergleichen Sie danach.

Am besten beginnt man damit ausserhalb der Hochsaison.