Regierapporte digital erfassen: vom Zettel zur Rechnung ohne Abtippen

1. Wo bei Rapporten die Zeit verloren geht

• Der Rapport wird am Abend oder am Freitag aus dem Gedächtnis geschrieben.
• Zettel bleiben im Fahrzeug liegen oder kommen unvollständig im Büro an.
• Im Büro tippt jemand Stunden und Material ab und fragt nach, was «div. Kleinmaterial» war.
• Regiearbeiten werden zu spät oder gar nicht verrechnet, weil die Unterschrift des Kunden fehlt.

2. Was sich heute automatisieren lässt

Erfassen auf der Baustelle. Die Mitarbeitenden fotografieren den Zettel oder sprechen den Rapport ins Handy: Auftrag, Stunden, Material, Besonderes. Ein neues Programm müssen sie dafür nicht lernen.

Lesen und zuordnen. Das System liest Handschrift und Sprache, ordnet den Rapport dem Auftrag zu und gleicht das Material mit Ihrer Artikelliste ab.

Prüfen. Fehlen Stunden, passt das Datum nicht oder ist eine Position unleserlich, geht eine kurze Rückfrage an die Person, die den Rapport geschrieben hat, solange sie sich noch erinnert.

Rechnung vorbereiten. Aus den geprüften Rapporten entsteht der Entwurf der Regierechnung mit Ihren Ansätzen. Sie kontrollieren und geben frei.

Unterschrift nachhalten. Fehlt die Unterschrift des Kunden, erinnert das System daran, bevor die Rechnung fällig wird.

3. Was nicht automatisiert werden sollte

• Die Freigabe der Rechnung. Was verrechnet wird, entscheiden Sie.
• Die Abgrenzung zur Offerte. Ob eine Arbeit Regie ist oder zum offerierten Umfang gehört, ist eine Frage für den Bauführer.
• Die Stundenkontrolle fürs Personal. Rapporte können die Zeiterfassung speisen, die Kontrolle bleibt beim Vorgesetzten.

4. Der Ablauf in vier Schritten

1. Foto oder Sprachnotiz von der Baustelle.
2. Lesen, zuordnen, Rückfrage bei Lücken.
3. Entwurf der Rechnung mit Ihren Ansätzen.
4. Sie prüfen und geben frei.

Beispiel: Ein Sanitärbetrieb mit acht Monteuren erhält pro Woche rund 40 Rapporte. Abtippen und Nachfragen brauchen je sechs Minuten, zusammen vier Stunden. Bleibt nur noch die Kontrolle mit drei Minuten pro Rapport, sind es zwei Stunden. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

5. Wie gut wird Handschrift gelesen?

Gut lesbare Handschrift auf einem klaren Formular wird zuverlässig erkannt. Bei schnell hingeworfenen Notizen sinkt die Trefferquote. Darum gilt die Regel: Was nicht sicher gelesen wird, ist markiert, und ein Mensch schaut hin. Ein einheitliches Rapportformular hilft mehr als jede Technik.

6. Was Sie dafür brauchen

• Ihr Rapportformular, so wie es heute ist.
• Ihre Artikelliste und Ihre Regieansätze. Eine Excel-Liste genügt.
• Einen Weg, auf dem die Fotos ins Büro kommen. Meist ist das eine Mailadresse.

7. Womit anfangen

Beginnen Sie mit einer Equipe und vier Wochen. Zählen Sie vorher, wie viele Rapporte zu spät kommen und wie lange das Abtippen dauert. Wer danach auch das Offerieren beschleunigen will, hat mit den gleichen Listen schon die halbe Vorarbeit gemacht.